KUVAUS JÄSEN- JA MAKSATUSREKISTERIN MUKAISTEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ ERITYISKOULUTETTUJEN TYÖTTÖMYYSKASSA ERKOSSA
Rekisterinpitäjä
Erityiskoulutettujen työttömyyskassa Erko
Y-tunnus: 0568680-6
Asemamiehenkatu 2
00520 Helsinki
Puh. (09) 7206 4343
erityiskoulutettujen.tk(at)erko.fi
Tietosuojavastaava
Arto Pirinen
tietosuojavastaava(at)erko.fi
Rekisterin nimi
Erityiskoulutettujen työttömyyskassa Erkon jäsen- ja maksatusrekisteri
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679
6 artiklan 1 c) kohtaan. Velvoite perustuu työttömyyskassalain (24.8.1984/603) 1§:ään. Lisäksi saatamme käsitellä tietoja oikeutettuun etuumme perustuen tilanteissa, joissa selvitetään mahdollisia väärinkäytöksiä.
Henkilörekisteritietoja käytetään kulloinkin voimassa olevasta lainsäädännöstä johtuvien työttömyyskassan toimeenpanemien etuuksien kuten työttömyysturvalaissa (1290/2002) tarkoitetun ansioturvan ja vuorotteluvapaalaissa (1305/2002) tarkoitetun vuorottelukorvauksen järjestämiseen työttömyyskassan jäsenille. Käsittelyä tehdään myös työttömyyskassan jäsenten palveluun jäsenyyttä ja etuuksia koskevissa asioissa, kassan toiminnan kehittämisessä sekä näihin liittyvissä toimissa, kuten esimerkiksi jäsenkyselyiden tekemisessä.
Erityiskoulutettujen työttömyyskassa Erko (jatkossa kassa) ei pysty toimeenpanemaan kassan käsittelemien etuuksien maksamista, ellei rekisteröity toimita etuuksien käsittelylle tarpeellisia tietoja.
Kerättävät henkilötiedot
Rekisterin sisältö:
Kassa kerää vain tietoja, joita tarvitaan jäsenen etuushakemusten käsittelyssä ja jäsenpalvelussa ja sen kehittämisessä. Seuraavana on listattu yleisimmät kerätyt tiedot. Listaus ei ole tyhjentävä.
Perushenkilötiedot, kuten:
- Sukunimi, etunimet
- Henkilötunnus
- Mahdollinen edellinen henkilötunnus
- Kieli
- Postitusosoite, postinumero
- Maan tunnus
- Puhelinnumerot
- Sähköpostiosoite
Pankkiyhteys ja jäsentiedot, kuten:
- Kassan liittymispäivä
- Kassasta eropäivä, erosyy
- Pankkitili
- Edellinen työttömyyskassa
- Edellisen kassan eropäivä, eroamissyy
Muut tiedot, kuten:
- Työvoimaviranomaiselta saadut lausunnot
- Tieto turvakiellosta
- Lupa sähköisten kirjeiden- ja internetpalvelun käyttöön
Etuuteen ja maksatukseen vaikuttavat tiedot, kuten:
- Päivärahan perusteena oleva palkka ja päivärahan suuruus.
- Jäsenen saamat palkkatulot, sovittelujakso ja päivärahan määrään vaikuttavat sosiaalietuudet.
- Jäsenen lasten syntymäajat.Kassan lain velvoittamana toimeenpanevat perinnät (esim. ulosotot ja Kansaneläkelaitoksen (Kela) perinnät).
- Enimmäisaikalaskurit ja niiden päivien kertyminen.
- Maksetut etuudet ja annetut päätökset sekä tieto etuuksien rahoitusosuuksista.
- Verokortit
- Työssäoloehdon seuranta ja siihen liittyvät palkkatiedot kertyvät rekisteriin.
- Tiedot kassan etuuksien takaisinperinnöistä, ja mahdolliseen takaisinperintään tai kanteeseen liittyvät tiedot ja dokumentit.
- Valitukset sekä muutoksenhakuun liittyvät tiedot (mm. työvoimaviranomaisen lisälausunnot, valitusasteen päätös)
Jäsenyyteen ja etuuksien maksatukseen liittyvät asiakirjat kerätään rekisteriin. Asiakirjat voivat olla jäsenen itsensä toimittamia tai muun ulkopuolisen tahon toimittamia (esim. työnantaja, Kela).
Puhelinpalvelusta rekisteriin kerätään soittoaika, puhelun kesto ja puhelun hoitaneen käsittelijän nimi. Puhelinpalvelunumeroon soitetut puhelut myös tallennetaan.
Jäsenet voivat ottaa yhteyttä ja muuttaa yhteystietojaan sähköisen palvelun kautta. Yhteydenotot ja yhteystietojen muutoksen tallentuvat rekisteriin. Myös kassan jäsenilleen lähettämät kirjeet tallennetaan rekisteriin.
Tietolähteet
Rekisteriin saadaan tietoja säännönmukaisesti jäsenen toimittamasta jäsen- ja etuushakemuksesta sekä työttömyysturvalain (1290/2002) 13 luku 1§:ssä mainituilta tahoilta, kuten:
- Tulorekisteriltä
- Työvoimaviranomaisilta
- Kelalta ja muilta työttömyyskassoilta
- Digi- ja väestötietovirastolta
- Eläkelaitoksilta
- Työnantajilta
Tietoja kerätään muilta kuin rekisteröidyiltä edellä mainittujen lisäksi. Näitä tietoja on esimerkiksi:
- Jäsenyystiedot liittojen jäsenrekistereistä.
- Ennakonpidätystiedot verottajalta kerran vuodessa ja suorasiirroilla jäsenen pyynnöstä
- Työeläketietoja työhistorian laskentaa varten Eläketurvakeskukselta
Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelee sopimusalihankkijana alla listatut tietojärjestelmien ja palveluiden toimittajat. Kaikkien alihankkijoiden kanssa on tehty sopimus, jossa määritellään henkilötietojen käsittely ja sovitaan EU:n yleinen tietosuoja-asetuksen mukaisista vaatimuksista.
- Digia
- CGI
- Koodata
- Provad
- Magic Cloud
Jäsenrekisterin ylläpitäjinä toimivat ao. järjestöt siltä osin, kun jäsenet ovat myös liiton jäseniä:
- Agronomiliitto
- Akavan Erityisalat ry
- Akavan sairaanhoitajat ja Taja ry
- AKI-liitot ry
- Diakoniatyöntekijöiden Liitto ry
- Kasvatuksen ja nuorisotyön asiantuntijat KNT ry
- Luonnon-, ympäristö- ja metsätieteilijöiden liitto Loimu ry
- Sosiaalialan korkeakoulutettujen ammattijärjestö Talentia ry
- Suomen Farmasialiitto
- Suomen Lentoemäntä- ja Stuerttiyhdistys SLSY ry
- Suomen Puheterapeuttiliitto ry
- Suomen Työterveyshoitajaliitto
- Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry
Kassa voi toiminnassaan käyttää alihankintana myös muita käsittelijöitä, jotka pääsevät käsittelemään tietoja sopimuksella sovittujen tehtävien suorittamiseksi. Tällainen tilanne voi esimerkiksi olla jäsentyytyväisyyskyselyn ulkoistaminen.
Henkilötietojen luovuttaminen kassasta
Tietoja luovutetaan työttömyysturvalain 13 luvussa säädetyissä tilanteissa niille viranomaisille, joilla on oikeus saada tietoja. Myös muun lainsäädännön nojalla tietoja voidaan luovuttaa pyynnöstä ja tarvittaessa. Tällöin tietoja luovutetaan vain sen laajuisesti, mitä pyynnön esittäjä tarvitsee lakisääteisen tehtävänsä hoitamiseksi.
Tietoja jäsenyydestä, maksetuista etuuksista ja annetuista päätöksistä annetaan ministeriöille, Finanssivalvonnalle, Eläketurvakeskukselle, Tulorekisterille, Työttömyysvakuutusrahastolle ja muille viranomaisille.
Henkilötietojen siirtäminen kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. Osa käsittelijöinä toimivista jäseniä edustavista järjestöistä hankkii IT- tai muita palveluita sellaisilta toimijoilta, joiden toimintoja tai alikäsittelijöitä tai alikäsittelijöiden toimintoja sijaitsee EU/ETA alueen ulkopuolella. Näissä tilanteissa käsittelyä saattaa tapahtua EU/ETA alueen ulkopuolella. Erkon ja järjestöjen välillä tehdyissä sopimuksissa on sovittu asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.
Tietojen säilytysajat
Tietojen säilytysajat määritetään kulloinkin voimassa olevien lakien pohjalta ja käsittelyn tarkoitus ja tarve huomioiden. Tietojen säilytysajat on kuvattu kassan sisäisessä arkistonmuodostussuunnitelmassa.
Tietojen suojaus
Kaikki kassan työntekijät antavat kirjallisen vaitiolositoumuksen. Rekisterin tietoja käyttävät vain tietoja työtehtävissään tarvitsevat työntekijät erikseen myönnettyjen käyttöoikeuksien mukaisesti. Paperiset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa.
Tietojärjestelmät, joissa tieto säilytetään, on teknisesti suojattu ja ne sijaitsevat lukitussa ja hyvin valvotussa tilassa.
Tietoverkko on suojattu palomuureilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä.
Järjestelmät on suojattu yksilöllisillä käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, käytöstä tallentuu lokitiedostot ja niiden perusteella valvotaan tietojen käyttöä.
Alihankkijoina toimivien käsittelijöiden kanssa on tehty kirjalliset sopimukset, joissa velvoitetaan suojaamaan tiedot asianmukaisesti riskejä vastaavalla tavalla.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa omat tietonsa tietosuoja-asetuksen artiklan 15 mukaisesti. Kassan jäsenet voivat tarkistaa tietonsa suoraan Erkon verkkoasioinnista, osoitteesta https://netta.erko.fi
Muiden käsiteltävien henkilötietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä ensisijaisesti verkkoasioinnin kautta lähetettävällä viestillä (https://netta.erko.fi). Jos jäsenyys on päättynyt ja verkkoasiointi ei siten ole käytettävissä, pyyntö tulee tehdä muutoin kirjallisena. Pyynnön tulee olla riittävän yksilöity, ja tiedot luovutetaan, kun tietojen saajan henkilöllisyys ja siten oikeus tietoihin on riittävästi varmennettu. Tarkastus on maksuton kerran vuodessa.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Omia tietoja voi oikaista Erkon verkkoasioinnissa https://netta.erko.fi tai muuten kirjallisella pyynnöllä.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojaan poistettaviksi artiklan 17 mukaisesti. Tätä oikeutta rajaavat artiklan 17 kuvaamat tilanteet, joissa poisto-oikeutta ei ole, kuten kassan lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietoa määräajan.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista artiklan 18 mukaisesti.
Rekisteröidyillä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen artiklan 20 kuvaamalla tavalla ja tilanteissa. Kassalla on käytössä kassojen kesken yhdessä sovittu menetelmä, jolla jäsenyystiedot saadaan siirrettyä yksinkertaisesti kassasta toiseen.
Jos käsittely tapahtuu Artikla 6 mukaisen suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa 7 Artiklan 3 kohdan perusteella. Lähtökohtaisesti kassa ei käsittele henkilötietoja suostumuksen perusteella, joten tämä ei tule kysymykseen.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (www.tietosuoja.fi) Artikla 77 kuvaamalla tavalla, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.
Selosteen muuttaminen
Varaamme oikeuden muokata ja päivittää selostetta. Kulloinkin voimassa oleva seloste löytyy kassan internetsivuilta www.erko.fi.