Erityiskoulutettujen työttömyyskassa Erko on yksityisoikeudellinen yhteisö, joka hoitaa julkista hallintotehtävää. Työttömyyskassan tehtävänä on työttömyysturvalaissa tarkoitetun ansiopäivärahan ja kulukorvauksen sekä muiden kassan toimialaan kuuluvien lakisääteisten etuuksien järjestäminen jäsenilleen kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Julkisuuslaki koskee työttömyyskassan kaikkea toimintaa, joka liittyy etuuksien järjestämiseen jäsenilleen. Julkisuuslain ja tiedonhallintalain perusteella Erko on tiedonhallintayksikkö, jonka on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekistereistä.
Kuvauksen tarkoitus on avustaa yksilöitä ja yhteisöjä Erkoon kohdistuvien tietopyyntöjen tekemisessä. Tietopyynnöllä voidaan pyytää saada tietoa asiakirjasta. Pyyntö voi koskea yksittäistä tietoa tai asiakirjaa, eri tietolähteissä olevasta tiedosta koostuvaa asiakirjaa tai laajempaa aineistoa. Tietopyyntö on julkisuuslain 13 pykälän mukaan yksilöitävä riittävän tarkasti. Yksilöidyn pyynnön perusteella Erko voi selvittää, mitä tietoa tai asiakirjaa pyyntö koskee.
Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus
- tarkastaa omat henkilötietonsa
- pyytää omien tietojensa oikaisemista tai poistamista
- pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tietojen käsittelyä
- pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen / rekisterinpitäjältä toiselle
- peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen
- tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä
Asiakirjajulkisuuskuvaus on yleiskuvaus Erkon hallussa olevista tietoaineistoista ja niiden rakentumisesta. Kuvauksessa Erkon tietovarantoja on esitetty loogisesti yhteenkuuluvien tietoaineistojen kokonaisuuksina.
Tietopyynnön tekeminen ja yhteystiedot
Tietopyynnön voi tehdä
- henkilökohtaisessa verkkoasioinnissa
- pyytämällä suojatun sähköpostin osoitteesta erityiskoulutettujen.tk(at)erko.fi ja kirjoittamalla tietopyynnön suojattuun sähköpostiviestiin
- Erityiskoulutettujen työttömyyskassa Erkolle osoitetulla kirjeellä osoitteeseen Asemamiehenkatu 2, 00520 Helsinki.
Tietopyyntö voi koskea tässä kuvauksessa mainittuja asiarekisterin tai tietojärjestelmän sisältämiä tietoja.
Em. osoitteista tietopyyntö ohjautuu asiakaspalveluun, jossa se rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi ja ohjataan oikealle taholle vastattavaksi.
Omien henkilötietojen tarkastuspyynnön voi tehdä postitse tai henkilökohtaisen verkkoasioinnin kautta.
Pyynnön vastaanottamisen jälkeen Erko käsittelee tietojen luovutusasian kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja antaa pyyntöön vastauksen lain edellyttämässä ajassa. Jos asiakirja on julkisuuslain mukaan salassa pidettävä, asiakirjaa ei luovuteta.
Erkon tietojärjestelmät
Käsitellessään jäsenten ja etuudensaajien tietoja työttömyysturvalain ja vuorotteluvapaalain perusteella Erko toteuttaa julkista hallintotehtävää. Tämän lisäksi Erko käsittelee työntekijöidensä tietoja mm. työsopimuslain perusteella.
Seuraavat Erkon tietojärjestelmät sisältävät asiarekisteriin tai palveluiden tiedonhallintaan liittyviä tietoja:
- Asianhallintajärjestelmä
- Etuuksien maksatusjärjestelmä
- Verkkoasiointijärjestelmä
- Puhelinjärjestelmä
- Jäsenrekisteri
- Henkilöstöhallinnon järjestelmät
- Taloushallinnon järjestelmät
- Hallinnon ja riskienhallinnan järjestelmät
Tietojärjestelmien sisältämät tietoaineistot tietoryhmittäin ja hakukriteerit
Tässä kuvauksessa tietoaineisto on asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuva, tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvä tietokokonaisuus tietohallintolain tarkoittamalla tavalla (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019).
Erkon tietoaineisto on jaettu päätietoryhmiin, joita ovat palvelutuotannon tiedot, henkilöstöhallinnon tiedot ja talouden ja hallinnon tiedot.
Tietopyyntöjen yksilöimiseksi ja täsmällisten tietopyyntöjen mahdollistamiseksi alla luetellaan, minkä tyyppisillä hakutekijöillä on mahdollista hakea tietoja tässä esitellyistä tietojärjestelmistä. Hakutekijöillä tarkoitetaan tietoaineistojen sisältö kuvaavia ja niihin kohdistuvia hakuja helpottavia tietoja. Hakutekijät eivät rajoita asiakirjajulkisuutta tai tiedonsaantia vaan informoivat tietopyynnön tekijää siitä, minkälaisilla hakuja helpottavilla hakutekijöitä teknisesti voidaan tietopyyntöihin vastata.
Erkon järjestelmissä ei ole yleisesti käytettävissä olevia avoimia teknisiä rajapintoja.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen ylläpito
Tätä kuvausta ylläpitää Erkon asiakirjahallinnosta vastaava taho.