Dataskyddsförklaring – behandling av personuppgifter

Administratör av registren och kontaktuppgifter

Specialutbildades arbetslöshetskassa Erko
Y-kod: 0568680-6

Asemamiehenkatu 2
00520 Helsinki

Tel. (09) 7206 4343
erityiskoulutettujen.tk(at)erko.fi

Dataskydsombud

Arto Pirinen

tietosuojavastaava(at)erko.fi

Registerns namn

Specialutbildades arbetslöshetskassa Erko medlems- och betalningsregister

Syfte och rättslig grund för behandlingen

Behandlingen av personuppgifter baseras på dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 6 artikla 1 c). Förpliktelsen grundar sig på 1 § lagen om arbetslöshetskassa (24 augusti 1984/603). Dessutom kan vi komma att behandla data baserat på vårt berättigade intresse i situationer där möjliga övergrepp utreds.

Personregisteruppgifter används för att organisera de förmåner som arbetslöshetskassan verkställer, såsom inkomsttrygghet som avses i lagen om arbetslöshetsförsäkring (1290/2002) och den turordningsersättning som avses i lagen om semesterledighet (1305/2002), t.ex. medlemmarna i arbetslöshetskassan. Handläggning sker även för tjänstgöring av medlemmar i kassan i frågor om medlemskap och förmåner, vid utveckling av kassans verksamhet och i därmed sammanhängande verksamhet, till exempel att genomföra medlemsundersökningar.

Den specialutbildade arbetslöshetskassan Erko (nedan kallad kassan) kan inte verkställa utbetalningen av de ersättningar som kassan behandlar, om inte den registrerade lämnar de uppgifter som behövs för att behandla ersättningarna.

Insamlade personuppgifter

Innehållet i registret:

Kassan samlar endast in uppgifter som behövs för handläggningen av medlemmens förmånsansökningar och i medlemstjänsten och dess utveckling. Den vanligaste informationen som samlas in listas nedan. Listan är inte uttömmande.

Grundläggande personuppgifter, såsom: 

  • Efternamn, förnamner
  • Personnummer
  • Möjlig tidigare personnummer
  • Språk
  • Postadress, postnummer
  • Landskod
  • Telefonummer
  • E-post

Bankanslutning och medlemsinformation, såsom:

  • Kassaregisterdatum
  • Uppsägningsdatum, uppsägningens orsak
  • Bankkonto
  • Tidigare arbetslöshetskassa
  • Datum för avgående från tidigare arbetslöshetskassa, anledningen till avgåendet

 

Annan information såsom:

  • Utlåtanden från arbetsmyndigheten
  • Information om säkerhetsförbudet
  • Tillstånd att använda elektroniska brev och internettjänst

Information som påverkar förmåner och betalningar, såsom:

  • Lön som är grunden för dagpenningen och dagpenningens storlek.
  • Medlemmens löneinkomst, förmedlingstid och sociala förmåner som påverkar dagpenningens storlek.
  • Födelsedatum för medlemmens barn.
  • Indrivningar som verkställs av kassan enligt lag (t.ex. utmätningar och indrivningar från Folkförsäkringsanstalten).
  • Maximal tidsräknare och deras ackumulering av dagar.
  • Utbetalda förmåner och utdelade beslut samt information om förmånernas ekonomiska bidrag.
  • Skattekort
  • Uppföljningen av anställningsvillkoret och tillhörande löneinformation samlas i registret.
  • Information om återhämtning av betalade förmåner, och information och dokument relaterade till en eventuell återbetalning eller rättegång.
  • Klagomål och information relaterade till överklagandet (t.ex. ytterligare uttalanden från arbetsmyndigheten, beslut av överklagandenivån)

Medlems- och förmånsbetalningsuppgifter samlas i registret. Handlingarna kan lämnas av medlemmen själv eller av annan extern part (t.ex. arbetsgivare, FPA).

Samtalstid, samtalslängd och namnet på den som hanterar samtalet hämtas från telefontjänsten i registret. Samtal som rings till telefontjänsten spelas också in.

Medlemmar kan kontakta och ändra sina kontaktuppgifter via den elektroniska tjänsten. Kontakter och ändringar i kontaktuppgifter sparas i registret. Även de brev som kassan skickar till sina medlemmar lagras i registret.

Informationskällor

Till registret fås uppgifter från den medlems- och förmånsansökan som medlemmen lämnat samt från laget om utkomstskydd för arbetslösa (1290/2002) kapitel 13 1 § nämnda parter, såsom:

  • Inkomstregistret
  • Arbetsmarknadsmyndigheter
  • FPA och andra arbetslöshetskassor
  • Digital- och befolkningsupplysningsverket
  • Pensionsinstitut
  • Arbetsgivare

Information samlas in från icke-registrerade personer utöver de som nämns ovan. Denna information inkluderar till exempel:

  • Medlemsuppgifter från föreningrnas medlemsregister.
  • Innehållande av förskottsinnehållning från skattmyndigheten en gång per år och genom direkta överföringar på begäran av medlemmen
  • Arbetspensionsinformation för beräkning av arbetshistorik från Pensionsskyddscentralen’

Personuppgiftsbehandlingsmyndighet

Personuppgifter behandlas av leverantörer av informationssystem och tjänster som kontraktsunderleverantör.

Ett avtal har gjorts med alla underleverantörer som definierar behandlingen av personuppgifter och kommer överens om kraven enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning.

  • Digia
  • CGI
  • Koodata
  • Twoday
  • Evertech
  • Rewake

Dessa organisationer fungerar som administratörer av medlemsregistret i de sammanhäng då medlemmet är också medlem i förbundet:

  • Agronomsförbundet
  • Akavas specialorganisationer
  • Akavas sjukskötare och Taja rf
  • AKI-förbunden
  • Diakoniarbetarnas förbund rf
  • Utbildnings- och ungdomsarbetsexperter KNT rf
  • Natur-, miljö- och skogsvetarförbundet Loimu rf
  • Fackorganisationen för högutbildade inom socialbranschen Talentia rf
  • Finlands farmaciförbund
  • Finlands flygvärdinna- och purser förening SLSy rf
  • Finlands logopedförbund rf
  • Finlands företagshälsovårdsförbundet
  • Högskoleutbildade samhällsvetare rf

 

I sin verksamhet kan kassan även använda andra handläggare som underleverantörer, som kan behandla uppgifter för att utföra de uppgifter som avtalats i avtalet. En sådan situation kan till exempel vara utkontraktering av en medlemsnöjdhetsundersökning.

Utlämnande av personuppgifter från kassan

Uppgifter lämnas i de situationer som föreskrivs i 13 kap. lagen om utkomstskydd för arbetslösa till de myndigheter som har rätt att få information. Information kan även lämnas ut på begäran och vid behov enligt annan lagstiftning. I det här fallet lämnas uppgifter endast i den mängd begäranden behöver utföra sina lagstadgade uppgifter.

Information om medlemskap, utbetalda förmåner och beslut ges till departement, Finansinspektionen, Pensionsförsäkringskassan, Inkomstregistret, Arbetslöshetskassan och andra myndigheter.

Överföring av personuppgifter till ett tredje land eller internationell organisation

Data överförs som regel inte utanför EU eller EES eller till internationella organisationer. Vissa av de organisationer som företräder medlemmar som agerar som processorer upphandlar IT eller andra tjänster från operatörer vars verksamhet eller underprocessorer eller underprocessorers verksamhet finns utanför EU/EES-området. I dessa situationer kan handläggning ske utanför EU/EES-området. I de avtal som träffats mellan Erko och organisationerna har man kommit överens om lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa de registrerade personernas rättigheter och friheter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning, såsom EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016).

Datalagringsperioder

Datalagringsperioder bestäms utifrån de lagar som gäller vid varje given tidpunkt och med hänsyn till syftet och behovet av behandlingen. Datalagringsperioderna beskrivs i kassans interna arkivskapande plan.

Dataskydd

Alla kassaanställda ger ett skriftligt sekretessavtal. Uppgifterna i registret används endast av anställda som behöver uppgifterna i sitt arbete, i enlighet med de separat beviljade åtkomsträttigheterna. Pappersmaterial förvaras i låsta rum. Informationssystemen där informationen lagras är tekniskt skyddade och är placerade i ett låst och väl övervakat utrymme. Informationsnätverket är skyddat av brandväggar och andra tekniska åtgärder. Systemen skyddas med unika användar-ID och lösenord, loggfiler sparas och användningen av data övervakas utifrån dem. Skriftliga avtal har gjorts med processorer som agerar som underleverantörer, som förpliktar dem att skydda uppgifterna på ett lämpligt sätt som motsvarar riskerna.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att kontrollera sina egna uppgifter i enlighet med artikel 15 i dataskyddsförordningen. Kassamedlemmar kan kontrollera sina uppgifter direkt från Erkos nättjänst på https://netta.erko.fi Begäran om granskning av andra behandlade personuppgifter bör i första hand göras via ett meddelande som skickas via nättjänsten (netta.erko.fi). Om medlemskapet har upphört och onlinetjänsten därför inte är tillgänglig måste begäran göras skriftligen. Begäran ska vara tillräckligt specifik och informationen kommer att lämnas när identiteten på mottagaren och därmed rätten till informationen är tillräckligt verifierad. Besiktningen är kostnadsfri en gång per år. Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål korrigerar inkorrekta och felaktiga personuppgifter som rör den registrerade. Du kan rätta dina uppgifter i Erkos onlinetjänst https://netta.erko.fi eller på annat sätt med en skriftlig begäran. Den registrerade har rätt att kräva att hans uppgifter raderas i enlighet med artikel 17. Denna rätt begränsas av de situationer som beskrivs i artikel 17, där det inte finns någon rätt till radering, såsom kassaregistrets lagstadgade skyldighet att bevara information under en viss tid.

Den registrerade har rätt att kräva begränsning av behandlingen i enlighet med artikel 18.

Den Registrerade har rätt att få sina personuppgifter överförda från ett system till ett annat på det sätt och i de situationer som beskrivs i artikel 20. Kassan använder en metod som överenskommits mellan kassorna, vilket gör att medlemsuppgifter enkelt kan överföras från ett kassaregister till ett annat.

Om behandlingen sker baserat av samtycke enligt artikel 6 har den registrerade rätt att återkalla sitt samtycke med stöd av artikel 7.3. I grund och botten behandlar kassaregistret inte personuppgifter baserat på samtycke, så detta är uteslutet.

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten (www.tietosuoja.fi) Enligt artikla 77, om han anser att behandlingen av personuppgifter som rör honom strider mot dataskyddsförordningen.

Beskrivningens ändring

Vi förbehåller oss rätten att ändra och uppdatera förklaringen. Den gällande redogörelsen finns alltid på kassaregistrets webbplats www.erko.fi.